A ideia por trás desta decisão está em buscar o registro, compilação, organização, padronização e armazenagem de dados, além do cumprimento de processos e geração de informação que facilitam a gestão.
Para atender a estes anseios os sistemas chamados ERP (Enterprise Resource Planning) são os mais procurados pelas organizações, pois sua proposta é fazer a gestão integrada da informação entre os departamentos de maneira simples e eficaz. Consequentemente as empresas que fornecem serviços de desenvolvimento e implantação deste tipo de sistema crescem a cada dia e este crescimento inclui a disponibilização de soluções para todas as empresas de qualquer segmento.
O cenário descrito até então é maravilhoso, porém que tal tomar um banho longo e gelado para que possamos enfrentar a teoria colocada na prática?
Os sistemas de gestão integrada (ERP) já são uma realidade e não há dúvida de sua capacidade, porém existe um fator muito importante que interfere diretamente na eficiência e eficácia da implantação destes sistemas: o muda (ou desperdício).
Este desperdício de forma geral é percebido em atividades ou informações que não agregam valor, ou seja, não trazem benefício para o fluxo no sentido de atender as necessidades dos clientes e consequentemente do negócio. Muitas vezes estes desperdícios estão presentes há muito tempo nos processos e frequentemente não são percebidos dentro da própria organização.
Os desperdícios em áreas administrativas podem ser classificados da seguinte forma:
Os sete tipos de desperdícios em áreas administrativas:
1. Movimento de Pessoas
- Pessoas que trabalham frequentemente juntos alocados em lugares distantes;
- Micro movimentações dentro da própria área de trabalho;
2. Transporte de Informação
- Transporte de informação entre vários andares e departamentos;
- Grandes transportes do local de trabalho para máquinas e equipamentos de escritório (impressoras, plastificadoras, copiadoras, etc.);
- Transporte feito para coletar assinaturas;
- Transporte para arquivo;
3. Informações a mais
- Inserção de dados em vários locais ou várias vezes;
- Quadros de informação com documentos desatualizados ou desnecessários;
4. Processos Complicados
- Necessidade de inserir dados em diferentes sistemas e posterior arquivo;
- Dificuldade de acesso à informação armazenada;
- Excesso de passagens de responsabilidade e de informação;
5. Pessoas Paradas
- Espera para conseguir autorização para entrega de documentos;
- Espera por colegas de trabalho para iniciar uma reunião;
- Espera durante a reunião para buscar documentos;
- Lentidão no sistema de informação;
- Falta de sincronização entre tarefas dependentes;
6. Informação Parada (Stocks)
- Dados guardados em papel ou na forma digital que não são utilizados;
- Pilhas de papel ou arquivos digitais à espera de processamento;
7. Erros
- Documentos ilegíveis;
- Informação não padronizada;
- Digitações erradas;
- Endereço de retirada/entrega errados;
A pergunta é: Será que com os processos cheios de desperdício um sistema de informação por si só resolverá os problemas da organização? Ou simplesmente informatizaremos o MUDA?
Ao refletir sobre esta questão concluímos que há um grande risco de que este investimento em sistema não seja bem aproveitado. A ferramenta é potente, mas como diz o dito popular “de que adianta dirigir uma Ferrari em estrada de terra”. Não vale a pena pavimentá-la antes?
Voltando a realidade das organizações, uma transformação KAIZEN™ é necessária para evitar que uma quantidade enorme de desperdícios seja absorvida também pelo sistema de informação que será adquirido e implantado. Esta transformação KAIZEN™ será estruturada através de um modelo que envolve toda a organização e que parte do desenvolvimento de um Plano Estratégico para aumento de desempenho e atingimento dos objetivos do negócio.
A implantação ou revisão de um sistema ERP pode fazer parte deste plano, porém, neste caso, de maneira alinhada aos objetivos do negócio e, além disso, desenvolvida através de um modelo de transformação KAIZEN™ que garantirá uma implantação eficaz e um sistema que realmente agregará valor ao negócio.
Autor: Fernando Heinke
