Em muitos projetos de escritório, ao terminar um mapa de processo vejo que algumas pessoas o chamam de ‘fluxograma’. Na verdade, o mapeamento de processo (ou Process Mapping) é diferente do fluxograma. Vamos entender melhor?
Costuma-se dizer que os processos de escritório são invisíveis porque o principal produto é a informação. Sem ter visibilidade, o acompanhamento das atividades dos processos e a identificação de desperdícios são mais difíceis que em uma fábrica, onde desperdícios como estoque em processo ou refugo saltam aos olhos mais facilmente.
Para melhorar os processos administrativos, primeiro temos que ‘enxergar’ o fluxo para então conseguir levantar os desperdícios ao longo das atividades.
Para esta função, nós do Kaizen Institute preferimos usar o Process Mapping.
Consideramos que esta ferramenta representa o melhor modo de trazer visibilidade ao fluxo de informações. Uma vez visível, conseguimos identificar desperdícios inerentes a cada atividade com maior facilidade.
Exemplo de Process Mapping sendo construído
Na foto acima, os quadrados amarelos representam atividades executadas, enquanto os quadrados pequenos cor de rosa representam os desperdícios e problemas. Cada linha representa uma função ou cargo que participa do processo. Cada atividade deve estar associada à função que a executa.
Apesar de parecido com um fluxograma se olhado de longe, há diferenças fundamentais entre os dois quando olhamos mais de perto.
Na tabela abaixo há um resumo das principais diferenças entre um e outro:
| CARACTERÍSTICA | FLUXOGRAMA | PROCESS MAPPING |
| Foco na ferramenta |
Definir sequência de passos padronizados para todas as situações possíveis no fluxo |
Análise crítica do fluxo mais frequente ou fluxo de interesse do projeto |
| Objetivo do fluxo | Não permitir que o fluxo siga por um caminho sem tratativa definida | Busca do fluxo contínuo |
| Presença de decisões no fuxo | Muitas | Poucas (desejável não haver) |
| Relevância de quem realiza a atividade | Pouco importante | Muito importante |
| Identificação de retrabalhos | Difícil, na simbologia o retrabalho se mistura com o fluxo correto | Fácil, através de gestão visual específica que ressalta a presença de retrabalhos |
| Análise de tempos de atividade | Não é escopo da ferramenta | Medição de tempo de permanência e tempo de realização de atividade |
| Facilidade de indicar como é feita a atividade | Possível, porém provoca poluição visual | Alta (indicação de tela de sistema, formulários, etc.) |
| Grau de detalhamento | Alto (maior detalhamento para familiarização com as micro-atividades de um processo) | Médio (maior foco no fluxo de valor para possibilitar análise crítica do processo) |
| Foco na identificação de desperdícios | Baixo | Alto |
| Direção do fluxo | Vários sentidos (fluxo pode ir e voltar) | Somente um sentido (no Brasil usamos da esquerda para a direita) |
Resumindo a tabela e trazendo para nosso dia-a-dia, o fluxograma é uma boa ferramenta para usar como suporte para atividades internas dos departamentos, para assegurar-se de que todas as possibilidades de fluxo terão uma tratativa adequada, para registros formais em sistema corporativo ou documento padrão e para desenho de sistemas de Workflow.
Já o Process Mapping é uma boa ferramenta para usar em definição de papeis e responsabilidades, na visão do processo como um todo, na fácil identificação de desperdícios, na identificação de gargalos através de convergências de fluxo e como ferramenta de análise crítica das atividades. Explicaremos nos próximos posts um passo a passo estruturado para criação desta ferramenta.
Concluindo, o objetivo deste artigo é ajudar a mostrar as potencialidades de cada ferramenta, para que possamos escolher a melhor delas de acordo com o objetivo que tivermos em mente. Afinal, para afundar um prego é muito melhor usar um martelo que um alicate!
Autor: Paulo Henrique Garcia
