Por que isso ocorre? Pode ser pelo fato de que o KAIZEN™ Lean surgiu na indústria, e foi lá que começou a ser disseminado; pode ser também porque em ambientes de escritório estamos lidando menos com materiais e mais com informação, o que torna os processos invisíveis e traz dificuldades tanto para enxergar os desperdícios (MUDAS) quanto as melhorias.
Para mudar um pouco este pensamento, vamos falar de uma ferramenta de estabilidade básica, o 5S (ver mais informações da ferramenta no post 5S: Além do Ambiente Agradável no Trabalho). Um 5S bem feito em um escritório é puramente estético ou consigo obter ganhos reais com ele? Vamos pela ordem deles:
- - 1º S – Senso de Utilização: significa ter em sua estação de trabalho ou em seu departamento somente o que é útil para o desenvolvimento das atividades. Recursos em excesso ou sem utilidade imediata devem ser destinados a outras áreas que possam precisar dos mesmos; caso não seja possível encontrar outra destinação, o descarte ou armazenamento em outro local pode ser a solução. Como exemplo destes recursos sem uso, temos computadores, mesas, cadeiras, impressoras, etc. Muitas empresas guardam esta sobra de recursos ‘só para garantir que terá quando precisar’, mas o fato é que esta situação gera estoques desnecessários, ocupa espaços preciosos e pode gerar em um departamento a compra de itens que estão sem uso no departamento vizinho.
- - 2º S – Senso de Ordenação: muito intuitivo, quer dizer os recursos mais utilizados têm que estar mais próximas do colaborador. Neste caso, a estação de trabalho deve ter ao alcance das mãos as ferramentas mais usadas, como computador, caneta e papel, o ramal, uma lista de telefones mais usados (ex: ramais dos colegas de departamento). Já os recursos menos utilizados no dia-a-dia, como apostilas ou materiais de referência, impressoras ou instruções de trabalho devem estar também com fácil acesso, mas não necessariamente ao alcance das mãos; podem estar em uma gaveta, na estação de trabalho em um local mais afastado do colaborador ou em uma área comum de fácil acesso. Por último, os recursos usados esporadicamente devem ter um local específico de armazenamento, de preferência mais afastado e de acesso controlado. Neste caso podemos incluir contratos já encerrados, documentação dos funcionários, arquivo de pedidos já atendidos, entre outros.
- - 3º S – Senso de Limpeza: mais do que simplesmente estar limpo, este conceito indiretamente transmite o conceito de propriedade da pessoa com o espaço que utiliza. Com um ambiente organizado e limpo, o funcionário acaba transmitindo confiança aos colegas. A quem você delegaria uma tarefa importante, a uma pessoa com a estação de trabalho impecável ou a uma pessoa que tem documentos de trabalho em sua mesa dividindo o espaço com migalhas de biscoito e papel de bala?
- - 4º S – Senso de Padronização: o intuito deste senso indica que uma organização padronizada é mais eficiente, porque o ser humano se adapta bem a tarefas padronizadas. Por exemplo, se em um ambiente de acesso controlado é necessário preencher um formulário de acesso, em outro ambiente próximo é melhor ter o mesmo formulário, mudando somente o campo de ‘área visitada’. Imaginem se vocês comprassem um carro de uma montadora diferente, onde o acelerador estivesse no pedal do meio, o freio na esquerda e a embreagem na direita? Não duvido que vocês se adaptariam, mas levaria um bom tempo e neste período haveria um risco maior de ter algumas ‘barbeiragens’. Em um ambiente não padronizado, os funcionários devem fazer análises para se ambientarem, mesmo que inconscientemente. Isso leva a perda de tempo que poderia ser dedicado a tarefas mais importantes.
- - 5º S – Senso de Disciplina: enquanto muitos falam de maneira geral algo como ‘manter a disciplina para sustentar os outros 4S’, gosto de dar a definição que Nakata dá em seu livro “Acerto 100%, desperdício Zero”. Segundo ele, ‘Conforme os “Novos 5S”, entende-se disciplina como “um movimento de educação pessoal visando a evolução de cada indivíduo do ponto de vista da moral e do caráter, colocando-se sempre na posição do outro”. Em suma, o quinto S seria a atitude voluntária de sempre buscar ser uma melhor pessoa do ponto de vista educacional, moral e ético, tanto no campo profissional quanto no campo pessoal.
Para ilustrar um bom 5S em escritório, segue uma foto de antes e depois para comparação e reflexão dos pontos mencionados acima:
E para terminar o artigo, faço a mesma pergunta do título: 5S em escritório é só ‘para japonês ver’?
Autor: Paulo Henrique Garcia
