Dando continuidade ao primeiro post sobre 5S em processos administrativos, vamos falar um pouco mais da aplicação do 5S em serviços, agregando alguns exemplos e resultados que podem ser obtidos

Lembrando que a abrangência destes conceitos e exemplos quando falamos de processos administrativos inclui áreas de uma Organização, como: Financeira, Recursos Humanos, Suprimentos, TI, Engenharia, Planejamento e Controle da Produção, Vendas, Atendimento ao Cliente, Recepção/ Portaria, entre outras. Podemos incluir também algumas atividades de prestação de serviços neste escopo, como um treinamento, a venda de um livro, o agendamento de um exame médico, etc..

Quando falamos de 5S, “provocando” se a utilização é apenas para “japonês ver”, levantamos um aspecto fundamental de êxito na aplicação dessa abordagem que é atrelar as iniciativas de 5S à melhoria de indicadores de desempenho. É importante ressaltar que um trabalho terá maior chance de sucesso a partir do momento que as pessoas enxergarem o benefício que isso traz para elas e para o negócio.

O guru do processo de transformação Kaizen, professor Maasaki Imai, sempre diz que o 5S é fundamental na geração de fluxo contínuo, eliminando desperdícios. Dentro do ambiente transacional, onde geralmente tratamos com informações e também onde a visualização de desperdícios muitas vezes não é tão automática, a organização do ambiente de trabalho através dos conceitos 5S se torna de extrema importância.

Vamos citar algumas situações práticas!

Não é raro em ambiente “office”, nos depararmos com a situação de buscar um arquivo no computador, um formulário de cadastro, por exemplo, e detectarmos os seguintes problemas:

- Não encontramos facilmente o arquivo. Será que está na pasta “Meus Documentos”? Estaria na pasta “Impressos”? Ou no “Desktop”? “Salvei” na “nuvem” ou local?

- Existem “algumas” versões do mesmo arquivo. Qual será a última? Será que o arquivo com a data de modificação mais atual já está aprovado?

- Vou imprimir! Será que realmente é necessário imprimir? Será que a configuração do arquivo está correta para a impressora da minha área? Xiii… Acabou o papel, onde tem mais?

A aplicação do 5S para armazenamento e controle de arquivos no computador é de grande contribuição para redução de tempo de execução de tarefa, evitar erros como utilização de arquivos desatualizados e reduzir o espaço ocupado do HD (Hard Disk) do computador.

Outras situações “ricas” em termos de exemplificação na aplicação de 5S são as reuniões e apresentações multimídia:

- É comum perder-se tempo na instalação e regulagem do datashow. Qual é a posição correta do datashow na mesa? Qual a regulagem adequada de foco? Meu notebook não conecta facilmente nesse modelo de projetor, qual é a configuração mesmo?

- As folhas de flip chart acabaram, o pincel atômico está “seco” (ou, pior, não tem). O que eu faço? Xiii.. Utilizei o pincel errado no quadro branco, não está apagando!

- Alguém cita determinado assunto que é discutido em outra reunião realizada diariamente. Consumimos metade do tempo da reunião nesse assunto e faltou tempo para falar do que realmente estava previsto. Que frustração!

Perceba como em uma simples reunião, a aplicação dos conceitos 5S poderiam trazer maior “produtividade”, melhor comunicação e melhor fluxo na discussão e consequente chance de obter melhores soluções.

Lembrei-me de outra situação típica de muda (ou seja, desperdício) no escritório. Um colega não acostumado a utilizar a plastificadora de papel que precisa plastificar alguns cartões de papel, ele se depara com as seguintes dificuldades:

• - Tempo demasiado para entender como utilizar a plastificadora. É só ligar na tomada? Tem algum tempo de aquecimento? Qual o lado de entrada do papel? E do plástico?
• - Desperdício de material (papel, plástico) nesse aprendizado;
• - Risco de danificar o equipamento;
• - Qualidade do que foi plastificado não é a adequada.

Esse exemplo vale também para utilização de máquina copiadora, máquina fax, máquina de café ou impressão em etiquetas, dentre outras situações. Concorda que a aplicação dos conceitos de 5S contribuiria nessas situações?

Outra situação em que a gestão visual da abordagem 5S é de grande benefício é encontrada em lugares de atendimento ao público como hospitais, laboratórios, órgãos de serviço ao cidadão, etc. É visível a facilidade de localização do serviço ou área desejada quando há sinalização adequada com placas visíveis, faixas coloridas no chão indicando o caminho, gestão por cores diferenciando as áreas, etc.

Utilização de KANBAN no escritório: fluxo puxado na reposição de materiais de expediente

A abordagem 5S traz inúmeros benefícios em qualquer ambiente. Ferramentas como “Lições de Um Ponto”, KANBAN, Checklists, Trabalho Padronizado, Gestão Visual, Padrões de Identificação, Rota de Trabalho, Etiquetas de Fugais, Reuniões de Time, Painel de Atividades, Padrões de Limpeza e Inspeção e respectivos Controles Visuais, Etiquetas de Descarte, Kamishibai quando aplicadas dentro dos conceitos do 5S proporcionarão resultados como redução de Lead Time da informação, redução de erros e retrabalhos, redução de tempo para execução das tarefas, maior motivação do time alavancando em menores custos, menores prazos e maior satisfação dos clientes.

Autor: Jefferson Escobar, Gerente do Kaizen Institute Brasil