Este ditado pode ser facilmente compreendido por todos, sobretudo, na era das redes sociais. Contudo, no mundo coorporativo, a imagem, por mais simples que seja, deve transmitir recados diretos, traduzindo, por exemplo, relatórios gerenciais com centenas de páginas, procedimentos operacionais meramente descritivos, treinamentos transmitidos por meio de verdadeiras dissertações, ou ainda, complexos sistemas de informação para se obter um dado gerencial.
A consequencia de se deixar de lado o uso de uma poderosa sabedoria, por vezes, pode ser muito grave. Existem estudos científicos comprovando que as pessoas entendem e absorvem as informações majoritariamente pela visão (83% visão).
Em um ambiente profissional, quando aplicamos técnicas de Gestão Visual, fazemos com que qualquer pessoa possa perceber uma situação e reagir de maneira rápida, precisa e adequada, com autonomia. Ou seja, sem precisar perguntar para outra pessoa, ou mesmo, para o computador.
Logo abaixo, seguem alguns tipos de Gestão Visual, seguido de exemplos sobre ferramentas que facilitam sua aplicação.
1) Retratar dados, tendências, performance e metas
Transformar indicadores quantitativos e/ou qualitativos nas diversas representações Gráficas existentes (barras, colunas, linhas, pizza, farol, área, radar, dispersão etc.).
Estes indicadores devem estar disponibilizados em uma sequencia lógica, em um Painel de Gestão, onde todos possam ter acesso.
Mais detalhes sobre o assunto podem ser encontrados no livro “Say It with Charts”, de Gene Zelazny, considerado uma boa referência sobre padrões visuais para dados. Neste livro, o autor demonstra os bastidores da lógica de se montar uma comunicação visual eficaz;
2) Estabelecer padrões visuais para trabalhos práticos e rotineiros
Neste caso temos modelos importantes que são encontrados em nosso dia a dia, com linguagem gráfica que permite compreensão universal:
a) Pictogramas (símbolos que representam um objeto ou conceito por meio de desenhos figurativos). São simples, portanto, permitem fácil assimilação. Por exemplo, ao dirigir ou entrar em algum ambiente, podemos entender as regras do local.
b) Controles ou dispositivos de alerta:
As cores dos semáforos também são utilizadas em outros equipamentos. Ou seja, o vermelho delimita níveis proibidos, bem como riscos. A cor verde sinaliza permissão.
No exemplo abaixo, cata-ventos facilitam, mostrando se a ventilação de um motor está funcionando, sem que seja necessária a verificação no local.
c) Desenhos técnicos e padrões de trabalho:
Incluem instruções de ação explícitas para a construção ou montagem. As peças estão definidas nas suas características estruturais ou passos de trabalho, podendo ser então reproduzidas de forma repetitiva.
3) Identificar estruturas organizacionais e processos;
Neste tópico estão os chamados Diagramas de Fluxo: Fluxogramas, Organogramas, Mapas de Fluxo de Valor e Mapas de Processo.
Ferramentas que ajudam a tornar físico o que muitas vezes é abstrato, auxiliando na identificação de desperdícios e posteriores ciclos de melhoria.
Mesmo durante um mapeamento do fluxo existente, ou ainda, ao realizar o desenho do estado futuro, é importante que a técnica empregada também seja a mais visual possível.
Durante o trabalho com consultoria, já fui questionado por clientes, se nós, do KAIZEN™ Instuite, temos alguma participação acionária na empresa fabricante dos bloquinhos de notas Post-it®! Brincadeiras a parte, esta é uma incrível ferramenta que permite um elevado grau de dinamismo e flexibilidade ao trabalho em equipe para elaboração de diagramas de fluxo.
No segundo estágio, no momento de registrá-lo eletronicamente, alguns softwares como Microsoft Visio, BizAge, Intalio Designer ou ARIS podem ser utilizados. Não obstante, sugiro evitar utiliza-los durante o trabalho de geração de ideias, pois restringe o trabalho a uma única pessoa para desenhar no computador, enquanto que as demais participariam apenas como espectadores.
4) Análise de Problemas;
Uso de modelos e metodologias para compreensão do problema e homogeneização do conhecimento entre os integrantes da equipe;
Aumentar o conhecimento de informações para o maior número de pessoas possível, assim como reforçar a autonomia dos funcionários, no sentido de enriquecer os relacionamentos (e não enfraquecê-los). Enfim, fazer com que o compartilhamento das informações seja incorporado na cultura da empresa.
Ser VISUAL não é apenas o fim do trabalho… E sim, o meio para maximizar a produção. Portanto, vale ressaltar o quão importante é transmitir e assimilar a importância de ser visual.
Autor: Leandro Cera, engenheiro de produção mecânica pelo Instituto Mauá de Tecnologia, pós-graduado em administração pela FGV
