Elaborar diferentes contratos de trabalho, enviar mensagens de correio eletrónico massivas, ou proceder à impressão em série de cartas, envelopes e etiquetas são alguns exemplos de tarefas que fazem parte do dia-a-dia das empresas.
Trata-se de atividades que, levadas a cabo manualmente, exigem tempo, são suscetíveis ao erro e pressupõem a repetição de alguns dos mais básicos processos, tais como escrever o nome do primeiro e do segundo outorgante ou inserir o remetente, o destinatário e a morada. E se a existência de pequenos automatismos fosse capaz de facilitar e otimizar todos estes processos?
“Low Cost Automation” é a solução apontada para simplificar tarefas repetitivas, melhorando a eficiência dos serviços e minimizando erros nos processos. Desta forma, consegue-se – através da utilização de alguns automatismos, como a criação de “macros” em Excel – gerar a replicação de tarefas, deixando de ser necessário ações manuais repetitivas e que consomem muito tempo.
Modelos personalizados, tabelas dinâmicas, fórmulas de cálculo ou formatação condicional são outros exemplos de automatismos que permitem às empresas responder de forma otimizada a tarefas morosas, complexas, por vezes realizadas por vários colaboradores e que, também por isso, podem gerar desanimo e desmotivação nas pessoas. Através da automatização de baixo custo, as tarefas são rentabilizadas e facilitadas, garantindo a melhoria da motivação dos colaboradores, com uma menor margem para erros e contribuindo assim para a melhoria da qualidade e aumento da produtividade dos processos.
Através de automatismos personalizados e adaptados à realidade de cada empresa, a organização terá processos diferenciadores, com uma ação e uma linguagem mais simplificada, ágil, característica e compatível à sua realidade. Automatizar com baixo custo é sinónimo de melhores resultados – mais eficazes e eficientes –, capazes de facilitar um conjunto de tarefas que, regularmente, absorveriam tempo às pessoas. Assim, com simples automatismos ficam para trás processos demorados e com erros.
[Este post foi originalmente publicado em www.dinheirovivo.pt]
