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Como uma simples folha A3 pode transformar a organização de informações do seu projeto

Como uma simples folha A3 pode transformar a organização de informações do seu projeto

Nas últimas décadas, e em particular nos últimos anos, o mercado mundial tem sofrido constantes mudanças que, por sua vez, tem elevado a pressão dos consumidores face a qualidade, durabilidade e desempenho de produtos fornecidos e serviços prestados.

Esse desafio complexo imposto às empresas e a força de trabalho motivou as organizações a adotar o foco no nível de serviço como estratégia básica. Foi nesse contexto que a Toyota desenvolveu uma ferramenta que começou a usar para apoiar e acompanhar as atividades de melhoria, por meio de um sistema tão rigoroso e meticuloso quanto simples: o relatório A3.

Em uma era cada vez mais tecnológica, em que todos os caminhos levam, invariavelmente, à Internet, a solução para a maioria dos nossos problemas diários relacionados ao trabalho reside em uma folha A3. O relatório A3 é um bom modelo para organizar informações, pois força as pessoas a reunir números e dados sobre um problema específico de maneira estruturada e resumida, ao invés de uma apresentação longa, com várias páginas e informações excessivas que são irrelevantes, na maioria das vezes.

Por trás de um A3 preenchido - que é basicamente um resumo das atividades em andamento - está o “pensamento A3”, que segue três regras de ouro: simplificar; obter consenso e padronizar. Usado para estruturar o raciocínio, o A3 é uma ferramenta de melhoria que se forma ao longo dos três estágios de abordagem de um processo de melhoria ou resolução de problemas. Cada fase corresponde a três passos.

Fase 1: Preparação - entender a situação atual e definir objetivos mensuráveis;

- Passo 1: Esclarecer objetivos, explicando por que a melhoria é necessária: escopo e resultados;

- Passo 2: Observe a realidade, descreva o ponto de partida;

- Passo 3: Estabeleça metas, descreva os resultados a serem alcançados - qualitativos e quantitativos;

Fase 2: Análise - identificando oportunidades / soluções de melhoria a serem adotadas.

- Passo 4: Análise diferenças e causas, descubra as causas-raiz que explicam as diferenças entre a situação inicial e a que se destina;

- Passo 5: Desenhando soluções, listando iniciativas e as principais ações de melhoria;

- Passo 6: Teste as soluções, liste os testes ou ensaios necessários antes de prosseguir com a implementação;

Fase 3: Verificação: Prova do sucesso das ações definidas, impacto na melhoria dos indicadores e análise das lições aprendidas

- Passo 7: Atualizar o plano de ação;

- Passo 8: Verificar o cumprimento de metas pré-definidas, monitorar resultados;

- Passo 9: Lições aprendidas, aprender e eliminar obstáculos e dificuldades

O preenchimento do A3 cumpre as regras básicas - ele deve ser elaborado pelo líder do projeto e, sempre que possível, usando gráficos, diagramas e fotos, para melhor leitura e entendimento da mensagem principal. Isso permite que você comunique o processo de melhoria a elementos internos e externos. No final, o A3 deve ser arquivado.

A implementação da ferramenta A3 reduz discussões em larga escala e perda de tempo para planejar, monitorar e finalizar um projeto. A qualidade e a produtividade são melhoradas; os dias de trabalho planejados para a implementação de um determinado projeto são cumpridos e o tempo de execução é respeitado. Finalmente, em termos de motivação, o A3 cria um ambiente profissional e confiável.

[Este post foi publicado originalmente em pt.kaizen.com]

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