Como o KAIZEN™ pode ajudar hospitais

Você já deve ter ouvido falar da metodologia KAIZEN™. Segue a prática da Melhoria Contínua alcançando pequenas metas, uma de cada vez, todos os dias. Embora tenha sido criada devido a uma necessidade da indústria após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de melhorar a produtividade da Toyota, o KAIZEN™ agora é reconhecido mundialmente como uma importante estratégia competitiva de longo prazo para as organizações. A metodologia KAIZEN™ não se limita a uma área de negócios específica, nem setor e pode alcançar resultados notáveis em diversos setores como a Saúde.

Covid-19 desafiando indústrias

A atual pandemia COVID-19 é um exemplo de como as indústrias em todo o mundo podem ser desafiadas, especialmente o setor de saúde com hospitais especificamente vulneráveis. A crise atual destaca a importância de uma implementação KAIZEN™ e os processos Lean subsequentes para nos ajudar a estar preparados para uma crise e superá-la.

KAIZEN™ é uma metodologia importante para o setor de saúde

De acordo com Daniel Simões de Oliveira, sócio do Kaizen Institute Brasil e Diretor Geral do Kaizen Institute América do Norte, "KAIZEN™ é uma metodologia importante para o setor de saúde para (i) nivelar a demanda e a capacidade das equipes, (ii) aumentar a satisfação do paciente melhorando os resultados de segurança e saúde e, reduzindo o tempo de espera dos pacientes, (iii) reduzir o custo e (iv) controlar a cadeia de suprimentos."

Além disso, Oliveira ressalta que os métodos KAIZEN™ aplicados nos hospitais podem ajudar a equipe gestora a melhorar seu trabalho, o que traz benefícios tanto para o hospital quanto para o paciente. Com o KAIZEN™ é possível reduzir o tempo gasto no agendamento de cirurgias, que é o tempo entre a entrada da ordem médica até a aprovação pelo cirurgião (projeto Hospital São Camilo: redução de tempo em até 50%). Evitar o desperdício de matérias-primas também é alcançável (projeto Hospital do Câncer de Cuiabá: redução de custos de matérias-primas em até 60%).

 Além disso, o KAIZEN™ controla melhor a entrada e saída dos pacientes, o que reduz o número de pessoas em listas de espera. 

Benefícios das implementações KAIZEN™

"Essas ações que também levam ao aumento da rentabilidade dos hospitais, têm impacto positivo sobre o hospitalizado e aqueles que necessitam de consultas, pois terão certeza sobre os horários agendados, evitando assim atrasos frustrantes devido à falta de gestão eficaz e eficiente", destaca Oliveira.

Outros benefícios da aplicação do KAIZEN™ na gestão hospitalar são: a redução de não conformidades e a minimização dos riscos financeiros. A metodologia KAIZEN™ também é utilizada para identificar diversas vulnerabilidades, como gargalos nos processos e baixo desempenho da equipe, incluindo a diminuição do moral.

KAIZEN™ em Ação – Desenvolvimento de um Sistema de Logística Hospitalar (HSL) por meio da Melhoria Contínua e Inovação de Processos

O HSL, que vem sendo implementado mundialmente (também em vários hospitais do Brasil), tem como foco tanto eliminar desperdícios quanto inovar processos operacionais e logísticos por meio do KAIZEN™. Permite que os hospitais melhorem sua gestão de processos, transforme a cultura organizacional e promova uma forte colaboração entre os profissionais, bem como seu maior envolvimento nos processos centrais dos diversos departamentos, mantendo sempre os pacientes em primeiro lugar.

Esse sistema foi desenvolvido e implementado pela primeira vez em Portugal e levou à melhores resultados financeiros, incluindo a redução de estoques. O aumento subsequente da eficiência e eficácia se reflete na maior satisfação dos funcionários, uma vez que mais tempo é dedicado ao cuidado do paciente. Além disso, a eficiência do centro cirúrgico foi melhorada após redesenhar seus processos e sincronizar todas as suas cadeias internas de fornecimento. Essas melhorias foram alcançadas através da aplicação de conceitos e ferramentas como: Fluxo, Balanceamento e Sincronização, Gestão Visual, Design de Célula e Layout e, Sistemas Puxados.

Os princípios da Melhoria Contínua são fundamentais para a implementação de um HSL. Um dos princípios é fazer fluir processos e, portanto, a abordagem KAIZEN™ ™ se concentra tanto nos processos administrativos do centro cirúrgico (como organizar e agendar cirurgias) quanto em questões operacionais (por exemplo: a gestão do armazém central farmacêutico). Melhorias em ambas as áreas, administração e operações, é uma forma mais holística e sustentável de alcançar melhores resultados.

Por meio de workshops internos, os membros da equipe são incentivados a questionar suas rotinas cotidianas e desenvolver formas mais eficientes e eficazes de alcançar resultados, sempre com base nos princípios e práticas do KAIZEN™.

Em termos de inovação de processos,  os projetos KAIZEN™ têm focado em estudar e desenvolver um novo método de reposição de materiais farmacêuticos e clínicos. O desenvolvimento das cadeias de suprimentos incluiu a reorganização dos armazéns centrais, a criação de pequenos veículos logísticos (Mizusumashi). A adoção do modelo KANBAN e o treinamento dos operadores logísticos que executam as rotas de reabastecimento, foram algumas das outras inovações trazidas ao ambiente hospitalar pelo HSL.

Os cinco princípios fundamentais KAIZEN™ são: (i) Conheça seu cliente, (ii) Faça fluir, (iii) Vá para o Gemba, (iv) Empodere as pessoas e (v) Seja transparente.