Os desafios de gerir equipes remotas

Os desafios de gerir equipes remotas

A atual situação global em relação ao COVID-19 levou muitas empresas a solicitar que os seus funcionários se dedicassem às suas tarefas diárias à distância, a partir das suas casas. Estas medidas foram tomadas em resposta aos conselhos do governo, a fim de limitar a exposição ao vírus. No entanto, para as empresas cujas rotinas diárias não estão orientadas para as ferramentas digitais, e que não planejaram tal cenário, há uma grande probabilidade de que esta mudança repentina tenha tido um impacto negativo imediato no negócio.

Quando as operações das equipes transitam para trabalho remoto, há uma tendência para replicar os métodos de trabalho do escritório no espaço digital. Isto pode resultar em vários problemas, sendo o mais comum a falta de coordenação entre os diferentes membros das equipes. Frequentemente, os líderes encontram sobreposição de tarefas/entregáveis entre membros da sua equipe ou entregáveis que não cumprem os requisitos estabelecidos, problemas estes decorrentes de lacunas na comunicação. Outra preocupação que os líderes podem enfrentar é a inerente falta de visibilidade sobre as atividades da equipe. Isto pode resultar num desnível de capacidade, uma vez que a carga de trabalho de cada membro da equipe não pode ser medida facilmente. Os trabalhadores remotos descrevem a colaboração e a comunicação como os seus principais desafios no trabalho à distância.

Para compreender outro desafio, tomemos o exemplo de um membro de equipe que requer assistência do líder num ambiente de trabalho remoto versus no ambiente tradicional. Num ambiente físico, é apenas uma questão de passar pela mesa do líder e pedir orientação. Em contraste, num ambiente de trabalho remoto disfuncional, o membro da equipe teria de telefonar ao líder, esperando que estivesse disponível nesse preciso momento. Como resultado, o membro da equipe tentaria muitas vezes continuar o seu trabalho sem a ajuda do líder ou, em alternativa, entraria em contato com um colega, interrompendo-o no desenvolvimento as suas próprias tarefas.

Para superar esta dificuldade, o líder pode organizar reuniões diárias virtuais. Tal como os seus colegas não virtuais, é muito comum que estas reuniões virtuais comecem tarde, resultando num sentimento de frustração entre a equipe, que começa a ver uma parte crucial do seu dia como uma perda de tempo e esforço. Isto pode ser agravado quando um colaborador participa em várias reuniões ao longo do dia, todas abordando os mesmos problemas. A isto podemos acrescentar o trabalho com tecnologia e ferramentas nas quais as equipes não foram treinadas para trabalhar. Tornando-se assim, muito claro o motivo pelo qual as empresas ainda tendem a preferir o ambiente clássico de escritório ao ambiente online.

Os desafios discutidos acima apresentam várias causas raiz em comum. A mais evidente é o fato de que as empresas foram forçadas a mudar para uma forma radicalmente diferente de trabalhar, sem nunca terem construído uma estrutura para suportar as rotinas diárias. Devemos ter em mente que muitos líderes de equipe receberam pouca ou nenhum treinamento para gerir uma equipe no espaço remoto e, portanto, terão dificuldade em estabelecer padrões eficazes para maximizar o rendimento e a eficiência da equipe. Sem padrões adequados para comunicar e conduzir uma reunião corretamente, é natural que as equipes não estejam obtendo um benefício total do briefing diário. Além dos padrões adequados, é também importante que os líderes estejam cientes do vasto número de ferramentas que têm à sua disposição para ajudá-los na gestão diária das suas equipes.

Num ambiente de escritório, a maioria das equipes iniciaria o seu dia com um briefing diário para alinhar entregáveis e expectativas do dia. Assim, com todas as preocupações anteriores em mente, resta-nos desenhar o ambiente ideal de reunião de equipe virtual. Uma reunião diária da equipe deve começar exatamente à mesma hora todos os dias, sem exceção. Isto garante que os membros da equipe desenvolvem a sua rotina diária em torno da reunião, minimizando absentismo e atrasos. Ao comunicar virtualmente, a melhor forma mais eficaz é através de uma chamada de vídeo (seguido de áudio, chat e e-mail). Uma reunião visual não só permite uma melhor comunicação, como também permite o uso de ferramentas que contribuem para o dinamismo, através da compartilhamento de tela.

A reunião diária deve ter uma agenda estruturada que inclua o plano de trabalho, indicadores de desempenho e ciclo de melhoria. Isto ajudará a gerir mais de perto o trabalho desenvolvido, bem como a motivação e energia da equipe. O progresso pode ser acompanhado através de semáforos; os indicadores de desempenho devem ser facilmente compreendidos, atualizados e interpretados para que os membros da equipe possam acompanhar facilmente o seu próprio desempenho, bem como o da equipe como um todo. O plano de trabalho deve ser claro e compartilhado com todos, deve contribuir também para o sentido de responsabilidade de cada um. Ser elogiado publicamente pelo bom trabalho realizado pode ser um grande motivador de desempenho.

Na atribuição de tarefas, estas devem ser divididas em pequenos sprints (cerca de 90-120 minutos cada), cada um com um objetivo definido. Isto ajuda os membros da equipe a manter o seu ritmo de trabalho e facilita o acompanhamento do progresso. O cumprimento das metas do plano de trabalho indica que a equipe está no bom caminho para atingir os objetivos diários. Desta forma, o líder pode proporcionar uma melhor orientação e assistência à sua equipe. Além disso, atualizar o cumprimento dos entregáveis diários permite que os funcionários desliguem após o horário de trabalho – sendo este um dos desafios mais comuns do trabalho remoto.

Os líderes de equipes remotas também devem tentar tirar o máximo proveito dos softwares disponíveis. Ter uma plataforma centralizada de compartilhamento de arquivos como a Dropbox ou o OneDrive é crucial. O SharePoint permite aos membros da equipe editar, em simultâneo, os documentos armazenados. Ter uma chat room da equipe no Slack ou no Microsoft Teams pode ajudar a manter uma comunicação sólida entre os membros da equipe. Usar uma ferramenta de análise de dados poderosa, mas acessível, como Power BI ou Tableau, permite que os dados sejam comunicados de tal forma que possam contar uma história. Ferramentas como o Microsoft Teams, Miro, Asana ou Trello são uma grande ajuda para os líderes construírem quadros digitais e gerirem as reuniões remotamente. Para aqueles que preferem utilizar as ferramentas que já possuem, os elementos da reunião diária podem ser criados em Excel ou PowerPoint, com o líder da equipe compartilhando sua tela. Independentemente da ferramenta utilizada, os líderes devem compartilhar a agenda da reunião com a equipe e encorajar os colaboradores a participarem de forma padronizada, criando dinâmica e assegurando o envolvimento de todos.

Com cada vez mais empresas obrigadas a trabalhar remotamente, e tendo os colaboradores experimentado os potenciais benefícios digitais em primeira mão, é fácil prever que isto em breve se tornará um padrão e não a exceção. Cabe agora às empresas e aos empresários garantir que estão preparados para tirar proveito desta nova realidade. O redesenho dos processos empresariais para potenciar os benefícios do trabalho remoto pode revelar-se uma vantagem competitiva quando a economia estiver pronta para se recuperar.

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