Os Princípios KAIZEN™ de Fluxo na luta contra a COVID-19

Os Princípios KAIZEN™ de Fluxo na luta contra a COVID-19

A organização mundial da saúde passou uma mensagem relativamente clara à luta contra a COVID-19: “testar, testar, testar”. Travar a epidemia e salvar vidas passa a quebrar as correntes de transmissão testando e isolando aqueles que apresentam sintomas.

A capacidade do Serviço Único de Saúde (SUS) de prestar cuidados aos que mais sofrem com esta pandemia é infinita. O aumento desta capacidade é lento e demorada, quando comparado com a rapidez de contágio da doença. O sistema atual não tem o grau de flexibilidade necessário para se adaptar a um pico abrupto de procura de cuidados que um contágio descontrolado pode trazer. Quando o ajuste de capacidade se torna difícil, o foco passa a ser moldar a procura para evitar que esta ultrapasse, num dado período, a capacidade.

O conceito KAIZEN™ de nivelamento é um dos conceitos essenciais neste cenário: equilibrar a procura com a capacidade instalada, evitando a espera daqueles que necessitam de cuidados. Sendo a capacidade instalada uma variável fixa, testar e isolar contribuem para nivelar a procura e evitar picos de solicitação que, por sua vez, podem levar a que casos graves não sejam tratados com a velocidade e cuidados necessários.

O isolamento traduz-se na desaceleração do contágio e, consequentemente, na procura por cuidados, já que quebra os contatos sociais que representam a principal forma de propagação. Contudo, o problema agrava-se com a existência de casos assintomáticos que reforçam a propagação do vírus se não forem contidos, podendo originar um pico posterior de procura. Se as medidas governamentais, impostas pelo estado de emergência, bem como todas as mensagens transmitidas pelas entidades competentes e meios de comunicação social, forçam e reforçam o isolamento, torna-se também necessário aumentar a capacidade de realização de testes.

O aumento da capacidade de testar implica a implementação de novos processos e estruturas que têm de ser montadas para esse efeito. Neste sentido, um dos modelos inovadores e implementados com sucesso é o dos centros móveis de rastreio COVID-19 ou “Drive Thru” da Unilabs, em Portugal. O nome “Drive Thru” deve-se ao fato de que a coleta ao paciente se realiza num circuito em que todas as etapas são percorridas sem este sair do seu automóvel. Neste formato, trata-se de uma solução vantajosa a nível do conforto e segurança que promove, não só para o paciente, como também para quem executa a admissão e a coleta.

Por trás da implementação destes centros móveis, são vários os princípios e conceitos KAIZEN™ aplicados. A concepção destes centros foca nas unidades de fluxo críticas do processo de coleta e teste: o paciente e a amostra coletada.

O processo caracteriza-se pelas seguintes etapas: agendamento, admissão, coleta, envio para laboratório, realização dos testes laboratoriais e emissão de resultados. A definição do layout de um centro móvel mira na implementação das etapas entre a admissão e o envio para laboratório. Pretende-se um layout que obedeça à sequência de etapas do processo global, procurando evitar interrupções no fluxo de veículos e ócio dos recursos. A parada no fluxo de veículos, dessincronização das etapas e ócio dos recursos conduzem à perda de eficiência e, consequentemente, de capacidade de coleta.

Os pacientes com marcação dirigem-se no seu automóvel para o centro de rastreio móvel. Confirmada a matrícula, é permitida a entrada do paciente no recinto, ficando em fila de espera para ser chamado para a etapa seguinte. Segue-se a admissão, onde, entre outras tarefas, são validados os dados pessoais e de prescrição e registados os sintomas. Concluída a operação de admissão, o paciente avança no seu veículo para o posto de coleta. Este é o único ponto em que o paciente abrirá o vidro do carro para que o técnico possa proceder à coleta. Sendo este um dos pontos de maior contato, o técnico procede à higienização do seu posto de trabalho imediatamente após uma coleta.

A sincronização destas etapas é crítica e tal só é possível com um layout implementado de acordo com os princípios de fluxo e de organização por processo. O paciente só avançará para a etapa seguinte se esta estiver disponível, assegurando que não existe acumulação ou espera entre as etapas de admissão e coleta – fluxo paciente a paciente. A operação de admissão pode demorar 3 vezes mais do que a coleta sendo por isso a operação “gargalo” (a mais lenta) do processo. Por esta razão, cada centro pode ser implementado em módulos de duas linhas, com duas vias de entrada de viaturas para admissão, evitando assim paragens no posto de coleta, maximizando a sua ocupação.

A redução de desperdícios neste processo é crucial. Os administrativos e técnicos que executam a admissão e coleta, respetivamente, têm de estar focados nas tarefas de valor acrescentado – admitir e colher. As restantes tarefas que possam ser necessárias, como repor consumíveis ou chamar pacientes, embora necessárias, não acrescentam valor ao objetivo principal – coletar uma amostra do paciente correto. Para tal, um coordenador assegura todas as tarefas de reposição, apoio e gestão do fluxo de entrada, minimizando o tempo de ciclo das etapas fundamentais.

Todo o fluxo, desde a entrada à saída, é suportado por gestão visual que assinala os sentidos de circulação e locais de parada, bem como orientações para o paciente antes, durante e após o processo. Desta forma, o paciente terá acesso a toda a informação necessária para garantir a máxima fluidez, o respeito das normas de segurança e, não menos importante, dissipar dúvidas que apenas possam contribuir para um acréscimo de ansiedade. Identificação do percurso, saídas de emergência, sinalização das etapas, indicações para desligar o motor quando parar e não sair do automóvel, sinalização do número de telefone para o qual o paciente deve ligar para falar com quem está no posto de admissão (o paciente não sai do automóvel nem abre a janela na admissão para evitar qualquer risco de contágio) são exemplos de gestão visual simples, mas indispensável.

Os postos de trabalho, suportados por identificações e gestão visual eficiente, estão organizados para uma rápida preparação no início do turno e garantia de que nada falta desde o gel de higienização ao telefone para comunicar com o paciente. Além disso, procedimentos visuais e simples servem para a formação da equipa do centro na execução das tarefas de forma segura, normalizada e eficiente. A gestão de consumíveis é por sua vez realizada obedecendo aos princípios da metodologia 5S – um local para cada coisa e cada coisa no seu local – e assegurada por normas e checklists de reposição e arrumação.

O envio de amostras para os laboratórios é feito de forma a evitar acumulação de amostras e garantir o rápido envio para o laboratório. Para tal, são definidas rotas de coleta várias vezes por dia, com horário definido e procedimentos normalizados.

Por fim, todo o processo de implementação e gestão da operação segue uma abordagem normalizada e documentada, tornando-o num modelo replicável em vários pontos do país, e modular para que se possa, no mesmo centro, duplicar a capacidade se necessário. É também importante referir, uma vez mais, o conceito de nivelamento que aqui se aplica, ainda que numa escala inferior. O processo de marcação e agendamento procura nivelar a chegada de pacientes ao longo do dia com a capacidade do centro, também ela limitada pela capacidade dos laboratórios, evitando assim filas de espera.

A criação de fluxo, redução de desperdícios e normalização, princípios fundamentos KAIZEN™, tornam mais rápida e segura a implementação e gestão destes processos.

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