A revolução digital está transformando as necessidades dos consumidores, cada vez mais exigentes. As organizações desenvolvem-se a um ritmo cada vez mais acelerado no sentido de responderem à procura por serviços mais competitivos, ágeis, globais, rápidos e eficazes.

As experiências digitais tornam possível o envolvimento crescente dos consumidores na sua interação com as empresas. E se as interações com os processos de Recursos Humanos fossem igualmente user-friendly? Quão diferente seria a contribuição e a performance de um colaborador tão envolvido com a sua organização, como um consumidor com as suas marcas preferidas?

Nesta jornada, os Recursos Humanos assumem o papel principal, não só na sua própria transformação, como na capacitação de toda a organização nas competências necessárias para a sua digitalização. No entanto, apesar de várias organizações reportarem alguma maturidade nas competências digitais mais básicas, como é o caso de ferramentas de self-service ou workflows, poucas são aquelas que dominam as competências avançadas, como a automação de processos, monitorização em tempo real ou analytics. Além destas lacunas nas aptidões técnicas, existem dois erros muito comuns na gestão deste processo de transformação nos Recursos Humanos:

Não considerar o impacto nas pessoas e na cultura

Um dos principais objetivos da transformação digital é suportar a eliminação do desperdício, para que todos os colaboradores utilizem uma fatia cada vez maior do seu tempo em tarefas de valor acrescentado. Neste processo, não considerar o impacto nas pessoas pode gerar frustração e ser a causa do insucesso desta jornada. Desta forma, é essencial mudar a cultura da organização para que se torne mais transparente, cultivando o mindset de falar com dados. As novas ferramentas digitais vão exigir que as equipes de recursos humanos se tornem mais interativas, proativas e orientadas para o cliente. Não mudar a missão dos RH pode significar o insucesso da jornada digital não só nesta equipe, como também em toda a organização.

Transformação digital é só automatização

É inegável o papel de ferramentas como o RPA (Robotic Process Automation) na simplificação e automatização de tarefas transacionais repetitivas, como é o caso, por exemplo, do processamento salarial. É importante adotar uma metodologia de análise prévia dos processos críticos, priorização e re-engenharia, antes de iniciar a jornada de implementação do RPA, pois assim é possível garantir resultados disruptivos na redução do desperdício.

Adicionalmente, a digitalização, não só abre portas para a prestação de serviços mais ágeis, completos, globais e inteligentes, como também permite o upskilling dos colaboradores. Não transformar os processos antes de os digitalizar é um erro que importa evitar, uma vez que a transformação digital é a oportunidade de ouro para revolucionar a interação dos Recursos Humanos com os seus clientes internos, adotando um mindset de centralidade no cliente através da produção de serviços mais personalizados e acessíveis. Uma das aplicações mais frequentes deste conceito é a utilização de interfaces virtuais de assistência ou os assistentes virtuais (chatbots). A implementação desta ferramenta é uma consequência do exercício de mapeamento da jornada do cliente interno. Este exercício permite identificar os pain points da experiência e reconhecer quais os processos que têm de ser redesenhados para a otimizar. Este é o ponto de partida que garante uma visão holística da interação com o cliente. Para isso, a implementação de service-desk é outra forma de transformar a experiência do cliente, permitindo que este, de forma rápida e autônoma, resolva problemas simples.

Ao colocar a cultura e a tecnologia ao serviço da transformação de processos de Recursos Humanos, é possível simplificar, melhorar o trabalho das equipes e eliminar as barreiras de comunicação. Exemplo disso, são as várias áreas nas quais as empresas top performers têm vindo a aplicar o digital no suporte à inovação de processos:

Revolucionar a experiência de recrutamento e admissão

Com o objetivo de aumentar o envolvimento e o número de interações da organização com possíveis candidatos, o mapeamento das fontes e processos de recrutamento pode ser suportado pela utilização de chatbots. Este processo, especificamente desenhado para interagir diretamente e de forma normalizada com os candidatos, é responsável por taxas de conversão e número de candidatos consideravelmente superiores à versão manual.

No processo de admissão, várias são as organizações que reportam dificuldade em gerir toda a informação e comunicações com os recém-admitidos. Após a análise de quais as informações mais relevantes e a eliminação de aprovações intermédias desnecessárias, a utilização de softwares de gestão de workflows contribui para a desmaterialização e simplificação do processo. A partir do momento da assinatura do contrato, são desencadeadas ações sequenciais e automáticas, como o envio de informação prática para o onboarding ou até a compartilhamento de contatos úteis.

Transformar o processo de desenvolvimento e formação

No caso do processo de formação, as equipes de RH tendem a gastar a maior parte do seu tempo a gerir o backoffice do processo (como o envio de convocatórias, gestão das presenças, avaliação das sessões, conciliação de agendas dos formadores e formandos, entre outras). Para aumentar a porção de tempo que estas equipes dedicam a tarefas de valor acrescentado na gestão da formação, é essencial re-desenhar e normalizar o processo suportando-o com ferramentas digitais que facilitem a interação entre organizador, formando e formador. Com isso, é possível utilizar conceitos de gamificação para aumentar a satisfação e taxa de presença nas formações, por exemplo recorrendo a elementos de competição como rankings e leaderboards.

Simplificar a gestão de benefícios

Manter atualizado o portfólio de benefícios e condições de trabalho de todos os colaboradores é uma tarefa sem valor acrescentado que consome muito tempo das equipes de RH. Muitas vezes, estes documentos exigem assinatura, o que faz crescer a gestão de papel e arquivo associado a este processo. Apesar disso, é difícil para o colaborador consultar a sua situação laboral atualizada no que respeita a condições de trabalho, remuneração e benefícios. Para aumentar a satisfação dos colaboradores e melhorar a sua experiência, vários departamentos de Recursos Humanos têm vindo a adotar sistemas digitais que permitem o upload, assinatura digital e a consulta rápida de todos os benefícios, sem carga administrativa associada.

São várias as empresas que transformaram digitalmente as suas operações de RH e foram bem-sucedidas em alcançar uma melhor performance financeira, maior diversidade em toda a organização e uma crescente produtividade. Quando o primeiro passo dessa transformação é a simplificação, é possível colocar a tecnologia ao serviço da re-engenharia de processos e alcançar resultados excecionais na qualidade dos serviços prestados pelas equipes de Recursos Humanos.