KAIZEN™ Lean é uma abordagem comprovada para a criação de melhoria contínua dos processos todos os dias, em todas as áreas de uma organização, e com o envolvimento de todos - liderança, gestão e colaboradores - com base na identificação e eliminação de muda (termo japonês para desperdício). Atualmente, esta abordagem de melhoria de processos é reconhecida em todo o mundo como um pilar relevante da estratégia competitiva nas organizações, aumentando a produtividade das equipes e a eficiência dos processos.

KAIZEN™ Lean pretende superar paradigmas de gestão e operacionais - um modelo, regra ou hábito que influencia a forma como uma dada situação ou problema é gerido dentro de uma organização. Os paradigmas comuns nas organizações podem incluir: a definição de planos de ação com a expectativa de que os resultados apareçam naturalmente; a qualidade é a única responsabilidade da equipe de qualidade, a eficiência é da equipe de engenharia industrial; a cultura organizacional não é relevante; entre outros.

Nas organizações, é comum que os colaboradores considerem apenas uma forma de realizar o seu trabalho - a forma habitual - sem questionar se essa é a forma mais eficiente. Contudo, é necessário questionar as práticas e, se forem identificados problemas, os paradigmas devem ser transformados, assim como os comportamentos. A implementação de uma estratégia KAIZEN™ Lean irá suportar esta mudança de paradigma e permitir que todos na organização questionem um problema e sejam capazes de o resolver.

O que é uma estratégia KAIZEN™ Lean?

Uma Estratégia KAIZEN™ Lean visa o envolvimento de colaboradores de todas as áreas e níveis no desenvolvimento da organização, trabalhando em conjunto para resolver problemas, investigar causas, encontrar soluções e implementar ações corretivas. Tudo começa com a identificação dos problemas no interior da organização que geram muda (desperdício), seguido de um conjunto de objetivos de melhoria. Com o plano de melhoria definido, a estratégia KAIZEN™ Lean pode ser implementada.

O primeiro passo é mudar o Gemba, melhorar as áreas e processos de trabalho. Assim, é necessário o desenho de novos layouts e fluxos de processos para minimizar os custos de manipulação de material, Lead Times e requisitos de espaço. Contudo, vai existir resistência à mudança, uma vez que as pessoas estão habituadas a uma certa forma de trabalhar, e é fundamental que todos se envolvam no processo de mudança. Para isso, os processos e atividades devem estar completamente visíveis para todos - passos, sequência, fluxo de material e informação, Lead Time e tempo de execução. Desta forma, os colaboradores têm uma visão mais ampla dos problemas e oportunidades, tornando-os capazes de reconhecer a necessidade de melhoria e de sentir-se envolvidos no processo.

Com as melhorias do processo estabelecidas, a segunda fase é mudar o comportamento e a mentalidade das equipes. Isto envolve uma melhor comunicação e compartilhamento de conhecimento e experiência com a realização de reuniões diárias para acompanhar o desempenho, organizar tarefas, estabelecer objetivos e discutir oportunidades de melhoria. Além disso, um plano de treinamento deve ser adotado para reforçar a implementação das melhores práticas. Desta forma, é criada uma cultura de melhoria contínua que deve ser mantida permanentemente.

A implementação de uma estratégia KAIZEN™ Lean resultará em excelentes resultados a diferentes níveis:

•     Crescimento: crescimento das vendas por meio de ideias disruptivas; desenvolvimento de novos produtos e serviços; aumento da eficiência do investimento em inovação;

•     Qualidade, custo e entrega: melhoria das operações em termos de qualidade; redução de custos através do aumento da eficiência dos recursos e processos; melhoria dos níveis de serviço através da otimização dos processos de negócio;

•     Motivação: criação de um espírito de trabalho em equipe; aumento do envolvimento, motivação e sentimento de orgulho dos colaboradores na organização através do estabelecimento de uma cultura de melhoria contínua.

Qual é a melhor metodologia de melhoria de processos para o seu negócio?

Uma estratégia KAIZEN™ Lean resultará em melhorias globais que podem ser implementadas em todos os setores e áreas, seja na produção, escritório ou logística. Como existem diferentes tipos de negócios com diferentes necessidades de melhoria, existem distintas metodologias e ferramentas de melhoria de processos, para abordar diferentes desafios com diferentes benefícios associados. Assim, é essencial compreender que ferramenta ou metodologia de melhoria de processos melhor se ajusta às necessidades do negócio.

Para identificar quais são as grandes oportunidades de melhoria na sua empresa, uma fase de diagnóstico é realizada, na qual todas as oportunidades serão identificadas e avaliadas. Assim, ficará clara a necessidade de melhoria do fluxo de operações, a qualidade, a estrutura da equipe ou as operações de armazém, com as prioridades associadas a cada um. Posteriormente, um roadmap de implementação é definido a fim de aproveitar as oportunidades de melhoria encontradas, com o caminho ideal a seguir para atingir maiores resultados.

Como o KAIZEN™ pode ajudar a reduzir o desperdício?

Muda é um termo essencial no KAIZEN™ e diz respeito à diminuição do desperdício através da eliminação de superprodução e da redução de atividades desnecessárias. Com a redução do desperdício, a produtividade aumenta, os custos diminuem e, portanto, existe um maior valor acrescentado para a empresa.

Mas como uma abordagem KAIZEN™ pode reduzir o desperdício?

Primeiro, uma organização deve avaliar quais atividades agregam valor para o cliente final. Todas as atividades pelas quais o cliente não está disposto a pagar são consideradas muda e devem, portanto, ser eliminadas. Em seguida, as atividades de valor agregado devem ser consolidadas para melhorar a qualidade do produto final e, assim, aumentar a satisfação do cliente. Este é o principal objetivo de uma Estratégia Kaizen™ Lean: proporcionar maior valor ao cliente através de um processo otimizado de criação de valor com zero desperdício e um elevado nível de serviço ao cliente, e é por isso que os muda são tão importantes para o KAIZEN™.

Os 7 muda listados são os seguintes:

1. Superprodução: Refere-se a produzir mais do que o necessário e antes de ser necessário. É o maior desperdício, uma vez que é responsável por todos os restantes tipos de desperdício. Ao aumentar o estoque, o transporte de materiais aumenta, assim como a quantidade de materiais em espera, o movimento de pessoas, as pessoas em espera, o sobre processamento, os erros e defeitos. Assim, é de extrema importância produzir apenas a quantidade necessária quando é necessário;

2. Espera: É considerado muda quando as pessoas estão esperando alguma coisa para dar prosseguimento à sua atividade, como esperar o ciclo da máquina, esperar a fabricação de materiais, aguardar abastecimento e aguardar inspeções de qualidade;

3. Estoque: Com um elevado nível de estoques, aumentam as ineficiências como defeitos, a deterioração, o tempo de setup, as paradas das máquinas, a ocupação de espaço e o capital investido;

4. Movimentação: Um deslocamento em excesso pode indicar que a sequência ou layout do trabalho estão incorretos, ou ainda que é necessário procurar ferramentas e materiais, elevando a movimentação necessária e, por consequência, o tempo necessário para a realização da atividade;

5. Transporte de materiais: As distâncias devem ser sempre as mais curtas possíveis, por isso, quando o transporte de material é demorado e não permite a otimização da capacidade, ele é considerado um desperdício. Em casos excepcionais, quando o transporte é para o cliente, pode ser considerado valor acrescentado. Existem diversos métodos alternativos nos quais uma organização pode investir para minimizar o transporte de material;

6. Superprocessamento: Este tipo de desperdício refere-se ao tempo excessivo dedicado a processos que não são a atividade principal, como reparação, limpeza, inspeção, acabamentos, aquecimento, arrefecimento ou secagem;

7. Erros e defeitos: Os defeitos causam retrabalho e levam a um tempo valioso. Existem 4 tipos diferentes tipos de defeitos considerados Muda: desqualificação, segunda qualidade (produtos que têm pequenos defeitos e são vendidos a um preço mais baixo), rejeição e sucata.

Como criar uma cultura de Melhoria Contínua?

Um dos paradigmas mais frequentes nas organizações é o de que as pessoas acreditam que a cultura organizacional não é importante, pois as empresas precisam de se concentrar na produção e não na compreensão da causa raiz dos problemas ou na melhoria dos processos. Este é um paradigma que precisa de ser ultrapassado antes de se iniciar a implementação de KAIZEN™ Lean, uma vez que é um pilar crucial da abordagem.

O primeiro passo para criar uma cultura de melhoria contínua é compreender a estrutura da organização, para garantir que as equipes são constituídas de forma a permitir uma colaboração ágil e uma gestão eficiente. Com a estrutura de equipes adequada, os modelos de gestão diária ideais podem ser incorporados na rotina com o objetivo de descentralizar as operações e promover a autonomia na tomada de decisões. Em última análise, a adoção dos novos processos de gestão de equipes deve ser auditada para incorporar melhorias e reconhecer as melhores práticas. Assim, os líderes precisam de dar feedback aos colaboradores, acompanhar o desempenho e adotar ações corretivas sempre que necessário.

Adicionalmente, é importante oferecer incentivos aos colaboradores, pois isso afeta o comportamento e o desempenho de forma positiva, conduzindo a uma mudança cultural.

Em conclusão, para desenvolver uma cultura de melhoria contínua, as organizações devem passar de uma abordagem não estruturada de “apagar incêndios” para uma abordagem orientada à melhoria. Isto requer uma mudança de comportamento em todos os níveis da organização e a implementação de um programa de KAIZEN™ Diário, que deve começar com dados, tornando os problemas visuais, e seguindo técnicas estruturadas de resolução de problemas. Com o suporte de líderes e normas pré-definidas, todos devem ser capazes de visualizar os problemas e corrigi-los de forma autônoma, melhorando diariamente.

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