Com o passar do tempo, as empresas foram se tornando cada vez mais competitivas, o que aumentou a demanda das organizações por meios de tornar sua operação mais eficiente. Nessa conjuntura, métodos como o Value Stream Analysis ganham muita força, por ter características pertinentes como identificar gargalos e ter flexibilidade, podendo ser aplicado em todas as áreas da empresa.
O que é Value Stream Analysis?
O VSA (Value Stream Analysis) é um método de gestão Lean utilizado para ajudar as empresas a identificarem fontes de ineficiência, desperdício e custos desnecessários nas suas operações, com o intuito de desenvolver estratégias para melhorar o desempenho global dos seus Value Streams.
Um Value Stream (ou fluxo de valor) refere-se ao conjunto de atividades necessárias desde o pedido de um produto ou serviço até à sua materialização e à percepção do valor por parte do cliente. Ao analisar os seus Value Streams, as empresas podem compreender melhor como funcionam as suas operações e identificar áreas de melhoria com potencial de aumento de eficiência e redução de custos. Isto deverá, em última análise, convergir num plano de implementação para a concretização das ideias.
Um VSA só é bem-sucedido quando encarado como um trabalho de equipe multidisciplinar. É crucial envolver pessoas chave no processo de desenho e implementação de soluções, de forma a assegurar o seu total empenho e colaboração nas mudanças realizadas no futuro.
Quais são os benefícios de um Value Stream Analysis?
1. Identificar gargalos e restrições
Um dos principais benefícios do VSA é permitir às empresas identificar gargalos e restrições que as impedem de atingir o desempenho desejado. Estes desperdícios no processo podem ocorrer de várias formas – excesso de produção, espera, transporte, defeitos, excesso de inventário, entre outros – e, ao detectá-los, os responsáveis pelo Value Stream podem delinear estratégias para reduzir o tempo e os recursos necessários para gerar o mesmo output. Isto, por sua vez, levará a custos mais baixos e a lucros mais elevados. Embora este seja o foco mais comum, o VSA também pode ajudar as organizações a melhorarem os níveis de serviço e de satisfação, através da redução de atrasos, defeitos e outras questões que impactam negativamente a experiência dos clientes.
2. Impactar todas as áreas da organização
Outro benefício do VSA é o fato de poder ser aplicado em qualquer indústria, organização, ou área de negócio. Seja numa empresa de produção, num prestador de serviços, numa instituição governamental, ou num departamento comercial, esta ferramenta pode ajudar a identificar e reduzir os desperdícios em qualquer processo. De um ponto de vista global, o VSA pode mesmo ser utilizado ao mais alto nível para melhorar o desempenho de uma organização como um todo. Foi desta forma que várias jornadas de melhoria contínua se iniciaram, evoluindo mais tarde para projetos mais focados.
3. Monitorizar o desempenho
Outro aspeto importante do VSA é a utilização de métricas para monitorar o desempenho. As métricas podem ser utilizadas para medir uma vasta gama de indicadores de desempenho, tais como o Lead Time, o tempo de ciclo e a produtividade. Ao monitorar estas métricas ao longo do tempo, as empresas podem compreender melhor o desempenho das suas operações e identificar áreas de melhoria na organização, de modo a obter os maiores benefícios possíveis e, com isto, uma maior rentabilidade do negócio.
Quais são as etapas de um Value Stream Analysis?
O passo-a-passo do VSA pode ser resumido da seguinte forma:
1. Definição do escopo e objetivos
2. Análise da situação atual
3. Levantamento das oportunidades
4. Desenho da visão futura
5. Análise de custo-benefício
6. Planejamento da implementação
Como com qualquer método de melhoria contínua, o processo deve começar pela definição do propósito. Assim, o primeiro passo deve incluir, tanto o escopo– qual fluxo de valor? Qual(is) produto(s) ou serviço(s)? Qual(is) unidade(s) de negócio? –, como os objetivos – o que melhorar e em que medida?
Existem duas dicas importantes: em primeiro lugar, definir não só os tópicos dentro do escopo, como também os tópicos fora do escopo, que podem ajudar nas etapas subsequentes; em segundo lugar, utilizar a classificação GQCDM (Growth, Quality, Cost, Delivery, Motivation) garante uma seleção adequada dos objetivos.
Mapeamento do Value Stream (VSM)
Uma das formas mais eficazes e tradicionais de realizar um VSA é recorrendo ao VSM (Value Stream Mapping). Esta ferramenta visual mapeia todo o fluxo de valor, incluindo as ações realizadas desde o início do processamento de um produto ou serviço até à sua entrega ao cliente. O mapeamento do Value Stream é tipicamente dividido em três partes principais – o fluxo de materiais, o fluxo de informação e os dados do processo – proporcionando uma imagem completa do Value Stream e aumentando a consciencialização para os desperdícios existentes em todo o sistema. Um erro comum a se evitar é a tendência de avançar direto para a soluções antes de compreender a fundo o problema, pois esta conduta leva frequentemente ao não aproveitamento de oportunidades relevantes.
O mapeamento da situação atual é seguido pela identificação de áreas a melhorar, onde a equipe analisa o VSM para identificar o potencial de eliminação de desperdícios, redução de atrasos e melhoria de eficiência. Entre as oportunidades identificadas durante esta fase figuram o excesso de inventário, os tempos de espera, os defeitos, o transporte desnecessário e o excesso de produção. Ao avaliar potenciais oportunidades de melhoria, a equipe de trabalho deve também considerar outros fatores tais como a segurança, a qualidade e o impacto ambiental.
A equipe irá, então, em seguida, refletir sobre potenciais soluções para responder a estas questões, considerando vários elementos, tais como o custo, a viabilidade e o impacto potencial no Value Stream. O objetivo nesta fase – também conhecida como Value Stream Design (VSD) – é construir uma visão para o futuro. Uma vez identificadas os potenciais áreas para melhoria, estas serão priorizadas com base no seu impacto no Value Stream, a par com outros fatores, tais como a facilidade de implementação, os custos envolvidos e os recursos necessários. Esta priorização ajuda a assegurar que as melhorias mais significativas são abordadas em primeiro lugar, maximizando o impacto global do processo. O resultado do exercício é um plano de implementação detalhado com a programação das iniciativas, a identificação da equipe de projeto e a definição clara de métricas e metas.
De modo a implementar as ações resultantes do VSA, as empresas terão geralmente que fazer alterações em suas operações. Estas alterações podem implicar na introdução de novos processos, na eliminação de atividades desnecessárias ou redundantes, na reorganização de departamentos, na implementação de novas tecnologias e o investimento na formação das pessoas e requerem, acima de tudo, um planejamento preciso e um bom trabalho em equipe.
Quais são as principais aplicações do Value Stream Analysis?
As aplicações mais tradicionais do VSA encontram-se na indústria e em tudo aquilo que envolva processos de fabricação. Contudo, e com as devidas adaptações, ele pode igualmente aplicar-se em outros setores, tais como os serviços, a saúde, o setor público, o varejo e a logística. Algumas das principais aplicações do VSA:
Produção
O VSA é amplamente utilizado na indústria para identificar e eliminar desperdícios nos processos de fabricação, ajudar a identificar gargalos, atrasos e outras áreas de perda na cadeia produtiva e contribuir para melhorar a comunicação, a coordenação e a eficiência.
O VSA pode ser aplicado no setor da prestação de serviços para identificar e eliminar desperdícios, agilizar os processos de trabalho e melhorar a satisfação do cliente, através da otimização de áreas e atividades críticas.
Saúde
O VSA pode ser utilizado no setor da saúde para reduzir tempos improdutivos, identificar gargalos no fluxo do paciente e melhorar a eficiência global da prestação de cuidados, tanto do ponto de vista do prestador, quanto na ótica do próprio usuário do serviço.
Governo
O VSA pode ser aplicado a processos governamentais ineficientes, com o objetivo de minimizar atrasos, reprocessamentos e erros e, com isto, melhorar a qualidade dos serviços prestados em qualquer campo do setor público.
Varejo
O VSA pode ser utilizado em empresas de varejo para aumentar a eficiência das lojas e as margens de lucro do negócio. O framework permite aos varejistas detectarem perdas em todos os seus processos para proporcionar uma experiência integrada ao mais baixo custo.
Logística & Cadeia de Suprimentos
O VSA pode ser aplicado para identificar ineficiências no fluxo de materiais e informação ao longo de uma cadeia de suprimentos, tendo como foco a otimização da rede logística como um todo e a melhoria do fluxo em todos os elos.
Assim, quer a unidade de fluxo seja material, informação ou pessoas, o VSA é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em muitos setores de atividade e áreas de negócio.
Pontos chave para lembrar
Resumindo, o Value Stream Analysis é uma ferramenta poderosa que ajuda as empresas a identificarem áreas de ineficiência nas suas operações e a desenvolver estratégias para melhorar o seu desempenho global e aumentar o valor entregue ao mercado. O VSA segue uma abordagem sistemática, utilizada para compreender e otimizar o fluxo de materiais e de informações e muito focada no aumento da eficiência, na redução de custos e no aumento da satisfação do cliente.
Este método Lean pode ajudar qualquer indústria, organização ou área de negócio a mudar para melhor e a iniciar uma jornada de melhoria contínua. Contudo, é essencial lembrar que a implementação das ações resultantes de um VSA requer esforços de planejamento e coordenação significativos para que seja possível passar da teoria à prática e, com isso, alcançar uma eficiência melhor.
No Kaizen Institute, recomendamos que os nossos clientes realizem exercícios de Value Stream Analysis para obterem uma visão detalhada do seu negócio anualmente, para o seu planejamento estratégico e revisões anuais, priorizando as áreas de investimento e desenhando uma visão sustentável e disruptiva para o futuro, suportada por um business case.
