A gestão da mudança é um pilar fundamental para o êxito das transformações organizacionais. Ao adotar uma abordagem estruturada, investir na formação dos colaboradores e criar uma cultura de abertura e adaptabilidade, as empresas estarão mais bem preparadas para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades em um ambiente de constante evolução.
Compreender a Gestão da Mudança
Todos os processos de transformação são complexos e exigem competências sólidas em matéria de gestão da mudança. A resistência à mudança e o baixo envolvimento das equipes de gestão são os principais fatores que contribuem para o fracasso de 70% das transformações. A resistência à mudança funciona como um círculo vicioso que dificulta a transformação. Assim, a melhor forma de se implementar as mudanças e de melhorar a cultura consiste em desenvolver um bom Sistema de Gestão da Mudança.
Definir a Gestão da Mudança
O que é a gestão da mudança? A gestão da mudança consiste em preparar, planejar, implementar e acompanhar as mudanças organizacionais ou empresariais mediante uma abordagem estruturada e sistemática. Envolve a identificação da necessidade de mudança, o desenvolvimento de um plano de implementação da mudança, a comunicação da mudança aos stakeholders e o acompanhamento e comunicação do progresso da transformação.
O Papel da Gestão da Mudança nas Organizações
A gestão da mudança é crucial nas organizações para garantir que as transformações serão controladas e não terão um impacto negativo no desempenho e nos objetivos gerais da organização, bem como nas pessoas envolvidas. Uma gestão eficaz da mudança implica compreender o impacto da mudança nas pessoas, nos processos, na tecnologia e na cultura e tomar medidas para atenuar os potenciais efeitos negativos.
A gestão da mudança está presente em várias áreas das organizações, principalmente em novas tecnologias, na reestruturação organizacional, nas fusões e aquisições e nos programas de transformação lean. Neste artigo, iremos focar neste último tipo de transformação. Uma gestão da mudança bem-sucedida exige uma liderança forte, uma comunicação eficaz, o envolvimento dos stakeholders e uma estratégia devidamente planejada e executada.
O processo de gestão da mudança
Como dito anteriormente, neste artigo iremos abordar a gestão da mudança, focando na implementação de programas e cultura de melhoria contínua. O processo de gestão da mudança desempenha um papel essencial neste tipo de programa, uma vez que o seu objetivo é fazer com que toda a empresa melhore de forma contínua e sustentável.
Muitas empresas não conseguem implementar programas de transformação KAIZEN™ Lean, e as razões são diversas:
• Os projetos-piloto Lean geralmente apresentam resultados promissores, mas mais de 80% das empresas falham quando tentam desdobrá-los para toda a empresa.
• Os diretores financeiros raramente veem um impacto real no P&L proveniente das iniciativas Lean;
• Excesso de iniciativas simultaneamente ou iniciativas erradas;
• Ver o Lean apenas como um conjunto de ferramentas e não como um sistema sociotécnico;
• Falta de capacidade de liderança, em todos os níveis;
• Falta de envolvimento da alta gestão ou ausência de compromisso da organização para com a mudança.
Para que os programas de melhoria tenham êxito, é necessário definir contramedidas para estes problemas:
• Compromisso da gestão de topo: estar presente nas reuniões previstas, visitar o Gemba (onde o valor é agregado), adotar uma abordagem de coaching (líder vs. chefe) e investir recursos e capacidade no processo de transformação;
• Incentivar a mentalidade Lean: todas as pessoas, em todas as áreas, todos os dias;
• Respeitar o modelo de comunicação (reuniões de acompanhamento, steering committees e outros) e tomar decisões com base em dados;
• Priorizar as iniciativas e estruturá-las bem (escopo bem definido, objetivos claros, baseline claro, PDCA, lições aprendidas e acompanhamento);
• Testar antes de rejeitar uma ideia: Todas as ideias são válidas e geram novas oportunidades;
• Excelência na gestão da mudança através de uma melhor comunicação e do envolvimento das pessoas num processo de mudança faseado.
Modelos e Frameworks da Gestão da Mudança
Os modelos e frameworks da gestão da mudança orientam as organizações ao longo do processo de transformação. Existem vários modelos e frameworks aplicáveis, cada um com as suas forças e fraquezas.
O Kaizen Institute desenvolveu o seu próprio Modelo de Gestão da Mudança que pode ser considerado como um macromodelo aplicável a qualquer organização, independentemente do seu setor de atividade ou tamanho. É um modelo amplamente reconhecido e utilizado para a gestão da melhoria contínua.
A implementação de um programa de transformação requer um processo estruturado, que permita a implementação de melhorias de forma eficaz e sustentável ao longo do tempo. Para tal, é necessário desenvolver determinadas atividades, tais como:
• Definir uma estratégia, objetivos e um modelo de governança;
• Definir uma equipe de suporte com suas funções e responsabilidades;
• Desenhar o programa de implementação em fases;
• Definir uma estrutura para a gestão do conhecimento e formação;
• Desenhar um processo de comunicação e de implementação;
• Conceber um sistema de auditoria e de reporting.
A imagem abaixo representa o KAIZEN™ Change Model, concebido para sustentar a mudança em programas de transformação KAIZEN™.
O modelo é composto por 5 pilares:
• TRANSFORMATION KAIZEN™ para gerir o programa de transformação sociotécnico: processo para assegurar a implementação rápida e bem-sucedida de uma cultura de melhoria contínua bem como a sua sustentabilidade;
• DAILY KAIZEN™ para mudar os comportamentos e a cultura: processo para promover os comportamentos KAIZEN™ junto dos líderes e membros das equipes;
• VALUE STREAM KAIZEN™ para implementar benchmarks de classe mundial: abordagem para promover a melhoria dos processos através de projetos e eventos, recorrendo às melhores práticas;
• STRAT KAIZEN™ para obter o compromisso e a orientação por parte da direção: processo para definir e implementar objetivos estratégicos disruptivos apostando na liderança pelo exemplo;
• KAIZEN™ FOUNDATIONS para mudar mentalidades e convicções: processo para desencadear a mudança de atitudes e a sensibilização para novos paradigmas;
No próximo tópico, abordaremos mais detalhadamente o pilar TRANSFORMATION KAIZEN™ por ser o elemento principal da gestão do programa de transformação.
Principais etapas da implementação do processo de gestão da mudança
A gestão da mudança é uma abordagem estruturada que visa a transição de indivíduos, equipes e organizações da sua situação atual para a situação futura desejada. Envolve processos, ferramentas e técnicas de gestão do âmbito humano da mudança para alcançar os resultados pretendidos para o negócio. Apresentaremos, a seguir, os passos críticos na implementação do processo TRANSFORMATION KAIZEN™. O modelo é composto por cinco etapas que, em conjunto, suportam a gestão da mudança.
Em seguida descrevemos mais detalhadamente cada um dos passos da gestão da mudança KAIZEN™:
Passo 0: Planejamento da transformação
• Objetivos da transformação: definir os objetivos da transformação e desenhar um modelo de implementação de melhoria contínua adaptado à realidade da organização com atividades corporativas e departamentais.
• Funções e Responsabilidades: definir a estrutura de gestão da mudança organizacional necessária para implementar o modelo de melhoria contínua (funções, responsabilidades, perfis e recursos).
• Modelo Phase-Gate: definir o roadmap da transformação de acordo com o caso de cada empresa utilizando um programa específico em fases.
• Comunicação e cascata de reuniões: elaborar o modelo de comunicação para toda a organização e a cascata de reuniões.
Passo 1: Governança do programa
• Sala Obeya ("sala grande") ou controle de missão: construir a Sala Obeya que apresenta o status das múltiplas iniciativas e assegura a transparência da execução do programa;
• Normas das reuniões: definir as normas das reuniões (agendas, participantes, local) para toda a cascata (reuniões locais, regionais, nacionais e internacionais);
• Acompanhamento dos benefícios: os responsáveis pelos diferentes eventos devem auditar os resultados do projeto. O responsável por cada unidade de negócio deve efetuar um acompanhamento mensal dos KPIs de cada evento para verificar se os resultados se mantêm estáveis e se transformam em resultados financeiros. O diretor financeiro deve resumir e auditar os resultados de toda a empresa;
• Auditorias e controle de processo: realizar auditorias Kamishibai (Revisão frequente das práticas utilizando a gestão visual para analisar os resultados e identificar os pontos a melhorar. Os auditores são os líderes naturais dos diferentes níveis hierárquicos). Realizar auditorias do modelo de gestão da mudança (Auditorias realizadas com periodicidade semestral ou anual. O auditor é o KAIZEN™ Lean coach ou a equipe de suporte da empresa);
• Marcos de qualidade e processos e contramedida : definir e executar os pontos de controle de qualidade (gates), assim como o processo de contramedidas.
Passo 2: Train the trainers
• Workshop piloto de demonstração: seleção de um grupo de líderes de equipe para implementar e testar o programa normalizado de desenvolvimento de equipes;
• Guia de desdobramento: personalização do guia de aprendizagem (playbook), das normas de coaching e do processo de auditoria de acordo com os resultados do piloto;
• Train the Trainers: sessão de workshop para a equipe e os líderes de grupo se prepararem para a execução e chegarem a um acordo sobre o plano de implementação;
• Coaching: os líderes de equipe e de grupo implementam a metodologia nas suas equipes naturais, com coaching frequente do consultor;
• Auditoria: execução da auditoria para verificação do nível de maturidade de cada equipe;
• Nivelamento das competências: Workshop para nivelar a implementação entre equipes.
Passo 3: Yokoten (compartilhamento de boas práticas)
• Definição: definir as boas práticas e o modelo de implementação das soluções normalizadas;
• Aprender: aprender as boas práticas com impacto e identificar as soluções normalizadas;
• Documentação: preparar as boas práticas e soluções normalizadas para a implementação – antes vs. depois do processo e benefícios;
• Aprovação: aprovar os documentos finais, definir o objetivo financeiro global a atingir através das soluções normalizadas e definir as datas da auditoria;
• Comunicação: compartilhar os documentos finais e comunicar os stakeholders;
• Desdobramento: implementar as soluções;
• Auditoria e report: auditar as soluções normalizadas implementadas e o seu impacto financeiro. Determinar as conclusões globais da auditoria. Elaborar um relatório local e agregado.
Passo 4: Academia KAIZEN™ Lean
• Definição dos grupos-alvo: definir os grupos-alvo, tendo em conta a sua função, nível hierárquico e departamento;
• Desenho da estrutura de cursos: definir a estrutura dos cursos que a academia disponibilizará aos vários grupos;
• Desenvolvimento de conteúdo: desenvolver programas de formação que incluam uma componente teórica e uma componente prática;
• Realização de pilotos: realizar pilotos para testar o formato, o conteúdo dos cursos e a eficácia no desenvolvimento de novas competências;
• Plataforma de conhecimentos: desenvolver uma plataforma de compartilhamento de conhecimentos para os formadores e formandos;
• Processo de certificação: desenvolver um processo de certificação que permita conhecer, em qualquer altura, o nível de formação e de conhecimentos de cada colaborador em cada tema.
No geral, os modelos e frameworks de gestão da mudança podem ajudar a orientar as organizações ao longo deste processo. Porém, é essencial ter em conta que cada organização é única e pode exigir uma abordagem personalizada à gestão da mudança.
Gestão da mudança em diferentes setores
Como já foi dito, a gestão da mudança é essencial em todos os setores para ajudar as organizações a adaptarem-se a novos processos, condições de mercado, tecnologias ou modelos organizacionais. Eis alguns exemplos de aplicação da gestão da mudança em diferentes setores:
• Produção: a gestão da mudança é vital para otimizar os processos de produção, reduzir o desperdício e melhorar a qualidade. A implementação de novos processos ou a introdução de novos equipamentos requer um planejamento, teste, e envolvimento cuidadoso da equipe;
• Varejo: a gestão da mudança é crucial no setor do varejo para se adaptar à evolução das tendências e preferências dos consumidores e a melhorar os processos. Os varejistas devem monitorar o mercado e as mudanças de comportamento dos consumidores e responder rapidamente, ajustando as ofertas de produtos, as estratégias de marketing e as operações da cadeia de abastecimento;
• Logística: a gestão da mudança na logística envolve o processo de planejamento, implementação e gestão da mudança num sistema ou processo logístico para reduzir o Lead Time, os custos de transporte e as reclamações dos clientes, e para melhorar o nível de serviço e a produtividade;
• Saúde: a gestão da mudança é fundamental no setor da saúde para implementar novas tecnologias, procedimentos e regulamentos, de forma fluida e segura. Por exemplo, ao introduzir novos equipamentos médicos, processos ou software, as organizações prestadoras de cuidados de saúde têm de garantir que os profissionais recebem formação e estejam preparados para os utilizar eficazmente sem prejudicar o paciente;
• Construção: a gestão da mudança é um aspeto indispensável na construção. Esta pressupõe o planejamento, a preparação e a aplicação sistemática de alterações num projeto de construção para garantir o seu sucesso. A gestão da mudança na construção envolve a análise de melhorias no âmbito do projeto, do design, do cronograma, do orçamento e de outros elementos críticos que afetam o sucesso do projeto;
• Tecnologia da informação: a gestão da mudança é imprescindível no setor das TI para minimizar o risco de inatividade do sistema, falhas de segurança ou perda de dados. As alterações de software, hardware ou infraestruturas de rede devem ser testadas e aprovadas antes da implementação, e os colaboradores devem receber formação para utilizar os novos sistemas e ferramentas.
Em suma, a gestão da mudança é muito importante em vários setores para facilitar e gerir a mudança de forma eficaz, minimizar os riscos e garantir que as organizações se adaptam a novos desafios e oportunidades.
A Danaher e a gestão da mudança
A Danaher Corporation é uma empresa global de ciência e tecnologia amplamente reconhecida por implementar com sucesso práticas de gestão da mudança. A empresa tem uma reputação bem consolidada de melhoria contínua e vem implementando o Danaher Business System (DBS) durante mais de 30 anos. A abordagem de gestão da mudança da Danaher enfatiza a importância de desenvolver uma cultura de melhoria e aprendizagem contínuas.
O Danaher Business System (DBS) é um conjunto abrangente e integrado de ferramentas e processos que a Danaher utiliza para promover a melhoria contínua em todos os seus negócios. Os fundamentos do DBS assentam nos princípios do Lean Manufacturing e KAIZEN™, concebidos para ajudar as empresas a identificar e eliminar o desperdício, melhorar a qualidade, aumentar a eficiência e inovar. A implementação do DBS envolve um programa de formação estruturado e todos os colaboradores, desde os operadores da linha da frente até à administração.
Como descreve a Danaher no seu website, "O motor DBS conduz a empresa através de um ciclo interminável de mudança e melhoria: PESSOAS excepcionais desenvolvem PLANOS extraordinários e executam-nos, utilizando ferramentas de classe mundial para construir PROCESSOS sustentáveis, que se traduzem num DESEMPENHO superior. Este desempenho superior e as elevadas expectativas atraem pessoas excepcionais que perpetuam o ciclo. Orientando todos os esforços está uma filosofia simples, apoiada em quatro prioridades centradas no cliente: qualidade, entrega, custo e inovação."
Em seguida, apresentamos alguns dos principais fatores que contribuíram para o sucesso da gestão da mudança da Danaher.
Visão e estratégia clara
A equipe de liderança da Danaher possui uma visão e uma estratégia claras para o crescimento e desenvolvimento da empresa. A empresa tem um roadmap bem definido para atingir os objetivos que são comunicados a todos os colaboradores. Além disso, está empenhada na melhoria contínua e pode executar a sua estratégia de forma eficaz.
Desenvolvimento de Liderança
A Danaher investe consideravelmente no desenvolvimento dos seus líderes. O rigoroso programa de desenvolvimento da liderança da empresa prepara os seus líderes para liderar a mudança e gerir projetos complexos. Os líderes focam-se numa visão clara e conseguem comunicá-la eficazmente aos seus colaboradores, stakeholders e clientes.
Melhoria Contínua e Inovação
A cultura da Danaher usa os fundamentos dos princípios de melhoria contínua KAIZEN™. A empresa incentiva os seus colaboradores a procurarem constantemente formas de melhorar e inovar processos, produtos e serviços. Este foco na melhoria contínua tem ajudado a Danaher a manter-se à frente dos seus concorrentes e a impulsionar o seu sucesso a longo prazo.
Tomada de decisões com base em dados
A Danaher recorre aos dados para orientar a tomada de decisões em todos os níveis da organização. A empresa dispõe de uma plataforma robusta de data analytics que fornece informações em tempo real sobre as operações, permitindo-lhe identificar áreas de melhoria. A empresa recolhe e analisa dados para promover a melhoria contínua e tomar decisões informadas que ajudem a garantir mudanças baseadas em dados ao invés de mudanças instintivas.
Envolvimento dos colaboradores
O sucesso da gestão da mudança da Danaher é também o resultado do envolvimento dos colaboradores. A empresa valoriza os seus colaboradores e fornece-lhes os recursos e o apoio necessários para impulsionar a mudança. A Danaher incentiva uma cultura de colaboração, na qual os colaboradores têm o poder de contribuir com ideias e sugestões de melhoria.
Comunicação
A Danaher dá uma grande ênfase à comunicação. A empresa garante que todos os colaboradores sejam informados acerca de todas as alterações e atualizações através de canais de comunicação regulares. De um modo geral, podemos dizer que a Danaher foi bem-sucedida na gestão da mudança graças à sua forte liderança, a uma estratégia clara, à tomada de decisões baseada em dados, à participação dos colaboradores e ao foco na melhoria contínua.
Semelhanças entre a estratégia da Danaher e os princípios de gestão da mudança KAIZEN™
Tendo em conta tudo o que foi mencionado, é fácil constatar muitas semelhanças entre a estratégia da Danaher e os princípios de gestão da mudança KAIZEN™. Estas semelhanças devem-se à forte influência que os princípios KAIZEN™ tiveram no DBS.
A Danaher deu os seus primeiros passos com as metodologias KAIZEN™ em 1988, ao implementar com sucesso o modelo Lean Manufacturing da Toyota. De 1986 a 2000, a Danaher passou de 16 para 51 empresas. Juntamente com toda a transformação do negócio, o que começou como uma implementação do Lean Manufacturing, evoluiu para um sistema KAIZEN™ que engloba ferramentas e princípios de melhoria contínua da qualidade.
O DBS foi a base do sucesso contínuo da empresa. A Danaher usa o DBS para orientar o seu trabalho, medir a sua execução e criar opções que permitam fazer ainda melhor.
O poder da formação na gestão da mudança
A formação desempenha um papel crucial na gestão da mudança, ao equipar os colaboradores de conhecimentos, competências e ferramentas para se adaptarem a novas situações, tecnologias ou processos. Abaixo encontram-se algumas formas como a formação se pode revelar fundamental na gestão da mudança.
Aumenta a sensibilização
A formação pode ajudar os colaboradores a compreenderem a necessidade da mudança, as razões que a motivam e os benefícios que ela trará. Esta compreensão pode ajudar a reforçar o apoio à mudança e a reduzir a resistência.
Desenvolve novas competências
A formação pode ajudar os colaboradores a desenvolverem as aptidões e competências necessárias para executarem novas tarefas, operarem novos equipamentos ou softwares, ou trabalharem numa nova estrutura organizacional. Todos estes fatores podem ajudar a reduzir a ansiedade e a aumentar a confiança face à mudança.
Melhora a adoção de processos
A formação pode ajudar os colaboradores a adotarem corretamente novos processos ou tecnologias e a respeitarem novas políticas ou procedimentos com vista a reduzir erros, aumentar a eficiência e melhorar o sucesso global da iniciativa de mudança.
Aumenta a participação e a adesão
A formação pode proporcionar uma plataforma para os colaboradores expressarem as suas preocupações, darem feedback e colocarem questões sobre a mudança, aumentando assim o envolvimento e a adesão à iniciativa de mudança. Concluindo, a formação é uma componente crítica da gestão da mudança que pode ajudar os colaboradores a adaptarem-se a novas situações, a desenvolverem novas competências e a apoiarem o sucesso da iniciativa de mudança. Ao investir em programas de formação eficazes, as organizações podem ajudar a criar uma cultura de aprendizagem e agilidade capaz de se adaptar a novos desafios e oportunidades.
