Com a globalização facilitando o acesso a diversos varejistas em diferentes regiões e a crescente demanda dos consumidores por melhores serviços, o setor do varejo se tornou cada vez mais competitivo. Para se destacarem e proporcionarem experiências diferenciadas, os varejistas precisam assegurar que suas operações sejam altamente otimizadas, garantindo a entrega de produtos com um serviço de qualidade a um custo reduzido.

A Empresa

Um dos maiores players internacionais no segmento de varejo alimentar, com grande foco na qualidade dos seus produtos, desenvolvimento da marca própria e parcerias com fornecedores locais. O negócio abrange uma rede de mais de 3100 lojas e 30 centros de distribuição, dispersos por 3 países e cerca de 118 mil colaboradores. Pertence a um grupo com 225 anos de experiência e atingiu um volume de vendas de 19 bilhões de euros em 2020.

O Desafio

Diante do crescimento contínuo do volume de negócio e o incremento de serviços oferecidos aos consumidores, a empresa sentiu a necessidade de analisar as operações da sua rede de distribuição logística. Com esta análise, pretendia-se identificar as fragilidades da operação e desenhar um modelo que fosse capaz de movimentar os produtos com maior velocidade, menor custo e menor número de imprevistos. Tendo em vista a sustentabilidade das melhorias a implementar, estava também estabelecido o objetivo de implementar uma cultura de melhoria contínua transversal nas diferentes áreas da operação.

Neste contexto, foi criada uma equipe de projeto multidisciplinar, envolvendo elementos das diferentes áreas da operação: armazéns, transportes e abastecimento, com o objetivo comum de maximizar a eficiência logística da distribuição.

A Abordagem

Aumento de produtividade nos centros de distribuição

Os diferentes modos de operação no centro de distribuição obrigaram as análises e soluções a serem pensadas de forma distinta, caso a caso. A solução comum as diferentes operações de armazém foi a simplificação do processo administrativo de recepção de artigos, tirando o máximo proveito dos sistemas de informação e transitando para uma conferência por amostragem. Foram também otimizadas as passagens de turno, minimizando o seu impacto na operação.

Para dar reposta ao desafio proposto, a equipe começou pela análise dos diferentes fluxos presentes no centro de distribuição. Isto inclui não só a dinâmica de operação em si, como também as operações administrativas associadas. Assim, foi possível identificar o potencial de melhoria, o que conduziu ao desenho e implementação das soluções necessárias.

1. Eficiência logística da Operação Picking by Store

Para o componente de operação que trabalha com artigos em estoque, foi necessário rever o posicionamento dos artigos, bem como o standard work da operação de picking em si.

A distribuição dos artigos pelas diferentes localizações tem um impacto significativo na distância percorrida pela equipe de picking, afetando diretamente a produtividade desta operação. Para além disso, a sequência de picking afeta também a reposição da loja que irá receber os produtos, tendo que distribuí-los pelos diferentes corredores.

Assim, o armazém foi reorganizado tendo em conta o volume e frequência de picking de cada artigo, a sua dimensão (relevante para a sequência de paletização) e a sua posição nos corredores de loja. Deste processo, resultou um layout que minimiza a distância percorrida e facilita a construção da pallet, maximizando a produtividade, o nível de serviço e minimizando as quebras.

O método de picking por encomenda foi também alterado para batch-picking, que permite que um colaborador faça o picking para duas lojas simultaneamente, tendo em vista a similaridade dos pedidos recebidos. Desta forma, numa mesma visita a uma posição de estoque, duas lojas são abastecidas.

2. Eficiência logística da Operação Picking by Line

Nesta operação, para minimizar a distância percorrida durante o processo de picking, o layout foi reorganizado, alterando a posição das lojas a abastecer, tendo em conta o horário de entrega e os volumes e perfis de pedidos.

O ajuste do plano de entregas dos fornecedores teve um impacto muito significativo na operação, já que eliminou a necessidade de zonas de buffer excessivas, minimizou o múltiplo manuseamento das paletes e otimizou a ocupação das equipes de picking.

Foi também desenhado um algoritmo para o dimensionamento de equipes, que permitiu nivelar a carga de trabalho, antecipar picos de procura e eliminar o turno noturno de operação de picking.

Com gestão visual e formação contínua dos colaboradores na construção ideal de pallet, foi possível aumentar a sua altura final, minimizando o número de pallets movimentados.

Otimização dos Transportes

A otimização das rotas e frota de transportes é dependente do planejamento correto das necessidades. Para isso, é necessário ter uma previsão confiável do número de paletes a transportar a cada momento, para cada loja.

Neste sentido, a primeira solução a desenvolver foi um modelo de previsão do número de pallets que entregasse uma previsão com mais de 85% de precisão. Com a previsão correta do número de pallets, foi possível criar um algoritmo de roteamento que levasse em consideração todas as restrições e especificidades das rotas, tirando o máximo proveito dos diferentes tipos de veículos utilizados. Adicionalmente, tendo em conta o aumento da altura de pallets conseguido, e a consequente redução do número de pallets a transportar, o número de veículos/turnos necessários diminuiu.

A alteração de parte do parque de veículos para um sistema de semi-reboques permitiu minimizar o impacto do tempo de set-up/carregamento na rota de distribuição, já que este pode agora ser feito fora do tempo de abertura das rotas. Assim, quando a rota é iniciada, já tem já o semi-reboque pronto para distribuir. O sucesso no cumprimento da rota de entregas depende também da operação de descarga em loja, que era muitas vezes responsável pelo atraso no percurso, por falta de preparação das equipes no momento de chegada do caminhão. Para isto, foi criado um sistema de alerta automático que garante que a loja esteja pronta para receber a mercadoria no momento em que esta chega.

Cultura de Melhoria

Para forma a garantir a melhoria contínua das operações e da performance dos colaboradores, foram montadas dinâmicas de equipe, suportadas em indicadores de operação que auxiliam as equipes no planejamento do trabalho, na formação e na resolução de problemas. O papel dos líderes de equipe foi também normalizado, tendo estes agora um processo definido para acompanhar a operação, com vista na melhoria dos resultados.

Os Resultados

As alterações de layout, a normalização das operações, o treino das equipes e as dinâmicas de melhoria contribuíram para um aumento de produtividade de 20% (medida em caixas por hora) sem aumento do número de imprevistos.

A alteração na rede de transportes permitiu reduzir os custos de operação em 10%. As soluções implementadas podem ser multiplicadas nos diferentes centros de distribuição, obtendo os mesmos resultados.